Der Kunde existiert mehrfach
Ein Kontakt im Vertrieb, ein Debitor in den Büchern, vielleicht noch ein Shop-Konto. Ohne Festlegung, welche Seite führt, entsteht Reporting, das sich selbst widerspricht.
JPS-iQ Solutions Group
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Zoho
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CRM & Finance
Autorisierter Zoho-Partner · JP Consulting
Autorisierter Zoho-Partner · JP Consulting
Zoho CRM und Finance: vom Lead bis zur Buchung
In vielen Unternehmen endet der Vertrieb bei der Zusage und die Buchhaltung beginnt bei der Rechnung — dazwischen liegt eine Tabelle. Zoho dokumentiert die Verbindung zwischen CRM und Books als Produktfunktion, mit Kontakten, Artikeln, Angeboten, Verkaufsaufträgen und Rechnungen.
Der Fluss
Acht Stationen zwischen Kontakt und Kasse
Nicht als Featureliste, sondern als ein Vorgang. An jeder Station steht eine Frage, die eine Architektur beantworten muss.
01
Kunde und Gelegenheit
Wo entsteht der Kontakt, und existiert der Kunde danach einmal oder mehrfach?
02
Angebot
Woher kommen Artikel und Preise, und stimmen sie mit denen der Buchhaltung überein?
03
Auftrag
Wo wird aus einer Zusage ein Auftrag, und in welchem System liegt er verbindlich?
04
Verfügbarkeit
Welcher Artikelstamm gilt, und woher kommt die Aussage, dass geliefert werden kann?
05
Leistung
Wer bewegt die Ware oder erbringt die Leistung, und wird das zurückgemeldet?
06
Rechnung
Entsteht die Rechnung aus dem Auftrag, oder schreibt jemand sie neu?
07
Zahlung
Wie trifft eine Zahlung den offenen Posten, und wer mahnt nach welcher Regel?
08
Auswertung
Lassen sich Pipeline, Auftrag, Rechnung und Zahlung gegeneinander auswerten?
Übergabe
Was Zoho für CRM und Books dokumentiert
Wir nennen den Umfang, den Zoho beschreibt — und die Bedingungen, die dazugehören.
Was übertragen wirdZoho beschreibt für die Integration Kontakte und Firmen, Lieferanten, Artikel sowie Transaktionen: Rechnungen, Angebote, Verkaufsaufträge und Bestellungen.
In welche RichtungZoho beschreibt die Synchronisation als konfigurierbar, ein- oder zweiwege. Bei mehreren Books-Organisationen an einer CRM-Organisation ist sie nach Zohos Darstellung einseitig. Diese Festlegung gehört an den Anfang, nicht ans Ende.
Welcher TarifZoho nennt für diese Integration den CRM-Tarif Professional oder höher. Wer sie im Basistarif einplant, verkauft eine Übergabe, die es dort nicht gibt.
Was nicht mitläuftZoho weist darauf hin, dass ein Löschen im CRM den Datensatz in Books nicht löscht. Das ist keine Schwäche, sondern eine Festlegung — sie muss nur bekannt sein, bevor jemand aufräumt.
Für die Zoho-Finance-Suite insgesamt beschreibt Zoho eine enge Anbindung an das CRM. Wir stützen unsere Aussagen aber auf die Verbindungen, für die eine eigene Dokumentation vorliegt — alles Weitere prüfen wir vor der Zusage.
30 Minuten über Ihren Fluss: wo der Auftrag entsteht, wer die Kunden führt und an welcher Stelle heute doppelt erfasst wird.
Gespräch buchen
Bruchstellen
Wo der Fluss in der Praxis reißt
Zwei Preislisten
Das Angebot rechnet mit den Preisen des Vertriebs, die Rechnung mit denen der Buchhaltung. Der Unterschied fällt beim Kunden auf, nicht bei Ihnen.
Die Rechnung wird neu geschrieben
Der teuerste Bruch, weil er unsichtbar ist: der Auftrag steht, aber jemand tippt die Rechnung ab. Das kostet Zeit und erzeugt Abweichungen, die im Abschluss gesucht werden.
Niemand verantwortet die Verbindung
Eine Integration ohne benannten Eigentümer fällt irgendwann aus, und die Rückfallebene ist ein Mensch. Das ist in Ordnung, solange es eine Entscheidung ist und kein Zufall.
Passung
Für wen das gilt und für wen nicht
Eine Abgrenzung ist nützlicher als ein Versprechen.
Passt
- Vertrieb und Buchhaltung arbeiten heute in getrennten Systemen
- Angebote und Rechnungen werden zweimal erfasst
- Kundenzahlen aus Vertrieb und Finance widersprechen sich
- Der Vertriebsprozess ist stabil genug, um ihn abzubilden
Passt weniger
- Eine große eigenständige CRM-Einführung ohne Finance-Bezug — dafür ist diese Business Unit nicht der richtige Ansprechpartner
- Service-to-Cash über Zoho Desk: eine Abrechnungsübergabe haben wir dort an offiziellen Quellen nicht gefunden und sagen sie deshalb nicht zu
- Projektabrechnung aus einer Zeiterfassung — die Übergabe von Zeit zu Rechnung ist in Zoho Projects nicht dokumentiert
Fragen
Vertrieb und Finance
Führen Sie auch reine CRM-Projekte durch?
Unser Schwerpunkt ist die Verbindung von Vertrieb und Finance, nicht die eigenständige CRM-Einführung. Wenn Ihr Thema die Anbindung an Auftrag, Rechnung und Buchhaltung ist, sind wir richtig. Wenn Sie eine große eigenständige CRM-Transformation planen, sagen wir Ihnen das ebenso offen.
Brauchen wir einen bestimmten CRM-Tarif?
Ja. Zoho nennt für die Integration von CRM mit Books den Tarif Professional oder höher als Voraussetzung. Das gehört in die Kalkulation, bevor die Verbindung geplant wird.
Können wir CRM über Sie beziehen?
Für Zoho CRM liegt uns derzeit kein freigegebener Direktbezugsweg vor. Das ändert nichts an der Beratung und Einführung: wir planen und bauen die Anbindung, und Sie beziehen die Lizenz auf dem Weg, den wir gemeinsam festlegen. Sieben Finance-Produkte sind direkt über uns beziehbar — die stehen auf der Produktseite.
Wir nutzen Zoho CRM schon. Wo fängt man an?
Mit der Frage, welche Seite Kunden und Artikel führt. Diese Festlegung ist wichtiger als die Konfiguration und lässt sich nachträglich nur mit Aufwand ändern. Wenn Ihre Landschaft insgesamt unübersichtlich geworden ist, ordnet die Bestandsdiagnostik sie Prozessschritt für Prozessschritt ein.
Kontakt · CRM & Finance
Den Fluss einmal ganz durchgehen
30 Minuten: wo der Auftrag entsteht, wer Kunden und Artikel führt, wie die Rechnung zustande kommt. Danach wissen Sie, welche Verbindung sich zuerst lohnt und welche Voraussetzung sie hat.